DUMAI - Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
Pengelolaan arsip/dokumen penting milik daerah kerap kali kurang ditangani secara maksimal, baik karena keterbatasan dan kurangnya keahlian tenaga pengelola maupun tempat penyimpanan.
Padahal arsip merupakan sebuah aset yang sangat berharga, sebagai akuntabilitas instansi yang perlu dikelola dengan benar untuk membantu daerah dalam pelaksanaan pengelolaan arsip khususnya arsip aset.
Tantangan terberat tiap daerah adalah pengelolaan arsip/dokumennya. Hal ini dikarenakan realita dilapangan yaitu pelimpahan kewenangan aset pemerintah tidak diikuti dengan ketertiban administrasinya. Tidak dapat dipungkiri hal ini kerap terjadi.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kota Dumai Suryanto SP mengatakan, terkait dengan arsip/dokumen aset daerah dewasa ini, keberadaannya selalu menjadi sorotan dalam kaitannya dengan pencapaian predikat Wajar Tanpa Pengecualian (WTP) pada APBD, berdasarkan hasil pemeriksaan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK).
Penyebab kegagalan perolehan WTP antara lain disebabkan adanya permasalahan pengelolaan arsip aset yang merupakan sumber bukti informasi yang sangat penting dalam menunjang pelaksanaan administrasi.
"Apabila pengelolaan aset tidak dilakukan secara terpadu antara barang dan arsip atau dokumen bukti kepemilikannya, maka hal ini menjadi bukti ketidakmampuan pemerintah dalam mengelola serta melindungi aset negara maupun daerah, akibatnya akan muncul antipati masyarakat, berkurangnya kepercayaan masyarakat terhadap pemerintah dan ancaman kegagalan good governance," ungkapnya beberapa waktu lalu.
Guna menjawab persoalan dan tantangan yang ada, merupakan tanggung jawab dan upaya Pemerintah dalam hal ini Dispersip Kota Dumai sebagai Lembaga Kearsipan yang membantu Walikota Dumai dalam penyelenggaraan Kearsipan di Kota Dumai wajib melaksanakan program peningkatan kualitas pelayanan informasi.
Meningkatkan pemahaman Pemerintah dalam hal ini Pimpinan OPD Lingkup Pemerintah Kota Dumai akan pentingnya mengelola arsip/dokumen aset daerah secara baik dan benar.
Selain itu, meningkatkan kehandalan dan profesionalisme dari pengelola arsip di OPD. Membantu Daerah dalam pelaksanaan pengelolaan arsip/dokumen, khususnya arsip aset dan memberikan kontribusi bagi peningkatan mutu penyelenggaraan kearsipan yang membimbing ke arah kesempurnaan sebagai acuan serta kerangka bagi penyelenggaraan kearsipan nasional sehingga mampu mengoptimalkan peran arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja dan memori kolektif daerah
"Meningkatkan kualitas pelayanan informasi kearsipan di OPD masing-masing, tanpa ini semua, mustahil Kota Dumai akan merain WTP dari hasil pemeriksaan BPK," tutupnya.***
(Adv/Adv)
