DUMAI – Arsip vital sebagai informasi yang terekam, baik dalam bentuk media kertas maupun non-kertas sangat penting sekali (essential) keberadaannya untuk kelangsungan hidup organisasi.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kota Dumai Suryanto SP menyampaikan pentingnya penyelamatan arsip vital.
Arsip vital mempunyai peranan penting dalam melindungi hak kepentingan organisasi, instansi dan perseorangan atau pihak-pihak yang berkepentingan lainnya. Oleh karena sifatnya yang sangat penting, arsip vital harus memperoleh perlindungan khusus terutama dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak. Atas dasar itu pula Dispersip Kota Dumai menghimbau Penyelamatan Arsip Vital Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kota Dumai.
Arsip yang tercipta secara garis besar terbagi menjadi dua, yakni arsip biasa dan arsip vital. Arsip biasa adalah arsip yang semula penting, akhirnya tidak digunakan dan hal ini tidak akan berpengaruh terhadap kelangsungan sebuah organisasi.
Sementara itu, arsip vital yaitu arsip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi, dan organisasi tidak akan mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima.
“Mengingat pentingnya keberadaan arsip vital maka arsip vital harus memperoleh perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan dari kemungkinan musnah, hilang dan rusaknya informasi ataupun fisik arsip,” jelasnya beberapa waktu lalu.
Upaya penyelamatan arsip vital, lanjutnya, mencakup perlindungan terhadap bencana pada umumnya seperti kebakaran, air, sinar matahari, debu, serangga/binatang, pengerat/asam, kelembaban yang berlebihan.
Selain melindungi arsip dari bencana lingkungan, arsip perlu dilindungi dari bahaya manusia, misalnya pencurian fisik maupun informasinya, salah letak dan penempatan dan juga akses yang tidak sah.
Tujuan dari perlindungan arsip vital adalah untuk melindungi informasi yang esensial yang terkandung dalam arsip. Untuk itu perlu adanya perlindungan secara benar terhadap arsip ini.
Perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan arsip vital dapat dilakukan dengan cara pengolahan arsip vital yang terprogram secara sistematis mulai dari identifikasi arsip vital dari organisasi, prosedur penyimpanannya, dan prosedur perlindungannya.
"Selain memberikan pengetahuan dan pemahaman kepada perangkat daerah terkait penyelamatan arsip vital organisasi perangkat daerah, namun juga sebagai daya dorong bagi perangkat daerah untuk berupaya meningkatkan dan menyempurnakan sistem kearsipan serta perhatian yang maksimal agar keberadaan arsip dapat berfungsi sebagaimana mestinya seperti berdaya guna dan berhasil guna,” imbuh Suryanto.
Tentu hal ini akan dapat membawa keberhasilan perangkat daerah dalam menyelenggarakan tugas di bidang pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan secara baik.
Disisi lain, Suryanto mengatakan bahwa tujuannya adalah untuk menambah pengetahuan dan petunjuk bagi instansi Organisasi Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Dumai dalam mengelola, melindungi, mengamankan, menyelamatkan dan memulihkan arsip vital kemungkinan kerusakan, kehilangan dan kemusnahan.
“Harapannya bagi perangkat daerah ke depan mampu melindungi, menyelamatkan dan pemulihan dokumen/arsip Vital Negara secara terprogram” pungkas Suryanto.***
(Adv/Adv)
